Das vollständig papierlose Büro mag zwar Utopie sein, aber dennoch wir erhalten immer mehr Dokumente in elektronischer Form. Das gilt für Privatleute ebenso wie für Unternehmen. Denken Sie an Telefonrechnungen, Kaufbelege im Online-Handel, Kontoauszüge und Abrechnungen Ihrer Versicherung, Kundendaten und Buchhaltung. Digitale Dokumente können Fluch und Segen sein: Gibt es keine systematische Ablage, ist ein elektronischer Speicher noch schwerer zu durchsuchen als Schuhkarton, Aktenordner oder Archiv. Während Sie sich aber bei Papier für ein Sortierkriterium entscheiden müssen und eine Volltext-Suche innerhalb der Akten sehr zeitraubend sein kann, bietet die Digitalisierung die Möglichkeit eines schnellen, gezielten Zugriffs selbst bei unterschiedlichen Suchanforderungen. Um diese Chancen zu nutzen, bedarf es eines ausgereiften Dokumentenmanagementsystems.
Diese Voraussetzungen müssen gegeben sein
Um ein Dokumentenmanagementsystem einsetzen zu können, müssen Dokumente in elektronischer Form vorliegen. Der Begriff Dokument ist dabei weit auszulegen. Zunächst mag man an eingescannte, per Telefax übermittelte oder direkt aus einer Textverarbeitung erzeugte Seiten im DIN-A-4-Format denken. Aber auch Tabellen, Bilder, technische Zeichnungen, Videos, Sprach- oder sonstige Tonaufzeichnungen und natürlich E-Mails sind Dokumente. Alle diese Formate können auch in gemischter Form als Multimedia-Elemente vorkommen. Und selbst Formate, die für einen menschlichen Leser ungeeignet sind, zum Beispiel Zeichenfolgen in ASCII, HTML oder XML, erfüllen den Begriff des Dokuments. Letztere sind sogar besonders gut geeignet, weil die Maschine sehr viel mehr Informationen direkt herauslesen kann als beispielsweise aus einer gescannten Unterlage oder gar einem Bild. Aus einem gescannten Text kann ein sogenanntes OCR-Programm – die Abkürzung steht für Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung – Informationen entnehmen und das Dokument entsprechend klassifizieren. Geht das nicht, ist menschliche (oder in zunehmendem Maße künstliche) Intelligenz erforderlich. Das digitale Dokument wird mit einem Header, einem Dokumentenkopf, versehen, der maschinenlesbare Daten enthält. Das sind zum Beispiel eine eindeutige Identifizierung, Schlagworte über den Inhalt, gegebenenfalls Verweise zu anderen Dokumenten, Informationen zum Format, über zulässige Lese- und Schreibzugriffe und, wenn erforderlich, Daten zum Schutz des Dokuments gegen Fehler (Prüfsummen) und Manipulationen (elektronische Signatur).
Hier spielt Dokumentenmanagement seine Vorteile aus
Selbstverständlich ist es wichtig, dass ein Unternehmer seine Kundendaten nach verschiedenen Kriterien selektieren kann, um daraus beispielsweise Vertriebsaktionen zu steuern oder individuelle Preise zu kalkulieren. Ein weiterer großer Pluspunkt von digitalen Dokumentenmanagement-Systemen in der Cloud ist die Möglichkeit, von jedem Ort und Gerät aus jederzeit auf benötigte Dokumente zugreifen zu können, je nach individueller Freigabe. Aber lohnt der ganze Aufwand einer Digitalisierung und Klassifizierung, wenn ein späterer Zugriff auf archivierte Dokumente sehr unwahrscheinlich ist? Bei dieser Fragestellung gilt es zu bedenken, dass man nicht sicher wissen kann, ob spätere gesetzliche Anforderungen oder ein öffentliches Interesse nicht doch eine Recherche erfordern. Fixkosten für Betrieb und Betreuung eines Dokumentenmanagements sind einfacher zu kalkulieren als der enorme manuelle Aufwand einer ungeplanten Suche.
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